Signering
Så signerar du styrelseprotokoll digitalt — i 5 steg
Kort svar: Slutför protokollet, skicka en signeringslänk till varje ledamot, låt dem signera digitalt — och bifoga signaturbeviset som visar vem som skrev under, när och med vilken enhet. Enkel elektronisk signering enligt eIDAS-förordningen räcker för styrelseprotokoll; ingen behöver BankID eller papper och post.
Är det lagligt att signera protokoll digitalt?
Ja. EU:s eIDAS-förordning (nr 910/2014) ger elektroniska signaturer samma juridiska ställning som den handskrivna — enkelt, avancerat eller kvalificerat. Skillnaden ligger i bevisbördan: den enkla signaturen behöver lite mer dokumentation kring sig, och det är precis vad signaturbeviset löser. Det är därför seriösa verktyg alltid bilagar beviset — inte bara den signerade PDF:en.
När krävs mer? Ändringar av bolagsordningen och vissa stämmobeslut har särskilda formkrav. Styrelseprotokoll från ordinarie möten hör inte till den kategorin.
De fem stegen
Slutför protokollet
Inga ändringar efter att signeringen startat. Justeringar innebär omstart av flödet — så se till att beslut, röstförhållanden och jäv är på plats först.
Välj undertecknare
Ordförande plus justerare enligt bolagsordningen — eller alla närvarande ledamöter, om ni kör den modellen. Varje person får sin länk.
Skicka signeringslänkarna
Varje ledamot mejlas en säker länk (giltig i t.ex. 7 dagar). Ingen kontoregistrering behövs för att signera — klicka och granska.
Granska och signera
Ledamoten läser protokollet direkt i webbläsaren och skriver under. Påminnelser går automatiskt till den som inte hunnit — ingen behöver chilly chase:a i mejlkonversationen.
Arkivera protokoll + signaturbevis
När alla skrivit under distribueras den signerade PDF:en med bifogat signaturbevis till alla — och hamnar sökbart i styrelsens arkiv.
Vanliga frågor
Räcker eIDAS-enkel signering för styrelseprotokoll?
Ja — enkel elektronisk signering uppfyller kravet på underskrift för de flesta styrelseprotokoll, och varje signering dokumenteras med signaturbevis (vem, när, från vilket device). Avancerad signering som BankID behövs normalt först vid t.ex. ändringar i bolagsordningen.
Vad är ett signaturbevis?
Ett dokument som visar vem som signerade, när det skedde och med vilken teknik — bilagt protokollet. Det är det som gör den digitala underskriften beviskraftig i efterhand.
Hur lång tid tar en digital signering?
När protokollet är slutjusterat får varje ledamot en signeringslänk på mejl. Klicka, granska, signera — de flesta bord är klara inom en timme, istället för att jaga fysiska underskrifter i en vecka.